– en enkel vej til et bedre og mere balanceret arbejdsliv

I mere end fyrre år har jeg levet med en to-do-liste, der konsekvent var længere end den tid, jeg havde til rådighed. Jeg tvivler på, at jeg er den eneste, der har haft den oplevelse.

Da jeg etablerede mit eget firma i 2003, var jeg derfor overbevist om, at løsningen endelig var inden for rækkevidde. Nu kunne jeg selv bestemme, hvad jeg arbejdede med, og hvornår jeg gjorde det. Det måtte da føre til overblik, ro og en fornuftig balance mellem opgaver og kalender. Spoiler alert: Det gjorde det ikke.

Tværtimod. Selvom jeg selv kontrollerede, hvad der kom på to-do-listen, voksede den stadig hurtigere, end jeg kunne nå at afvikle den. Opgaverne formerede sig nærmest i nattens mulm og mørke, og resultatet var det samme som før: frustration, dårlig samvittighed og perioder med stress.

Gennem årene kastede jeg mig derfor over et helt arsenal af systemer og metoder i jagten på den hellige gral. TimeManager. TimeSystem. Reminders. Trello. Basecamp. Jive. Pomodoro-teknikken. The Seven Habits of Highly Effective People. Getting Things Done. Tony Robbins. Don Miguel Ruiz – og sikkert flere, jeg har glemt. Fælles for dem alle var, at de bød på gode værktøjer og kloge indsigter. Men ingen af dem løste det grundlæggende problem: Der var ganske enkelt for mange opgaver og alt for lidt tid.

Vendepunktet kom, da jeg for nogle år siden afsluttede et stort, flerårigt projekt. For første gang i lang tid havde jeg luft til at standse op og spørge mig selv, hvad jeg egentlig ville bruge min tid på. Jeg besluttede at rydde op – for alvor – og tage benhård stilling til mine prioriteringer.

Det var i den proces, jeg indså noget, som i dag virker næsten pinligt indlysende:

Kalenderen er min nye to-do-liste

Når jeg tvinger mig selv til at lægge alle opgaver ind i kalenderen, sker der noget interessant. Jeg bliver nødt til at tage stilling til, hvor lang tid hver aktivitet faktisk kræver, og hvornår jeg realistisk kan nå den. Det er selvfølgelig indlysende, at jeg ikke kan skrive et afsnit til den nye bog, læse en rapport og løse en klientopgave på samme tid – men den erkendelse forbliver abstrakt, indtil der skal bookes konkrete timer i kalenderen.

Først dér bliver virkeligheden ubønhørlig. Kalenderen afslører hurtigt, at døgnets 24 timer allerede er godt optaget, og at nye opgaver kun kan få plads, hvis noget andet må flyttes eller helt udgå.

Derfor konsulterer jeg i dag kalenderen – ikke en to-do-liste – når nogen beder om hjælp. Hvis jeg siger ja, er det, fordi jeg bevidst vælger at flytte eller fravælge noget andet. Et ja er ikke længere gratis.

Jeg har også kolleger og samarbejdspartnere, som jeg kan delegere opgaver til. Men også uddelegering tager tid: briefing, opfølgning og evaluering sker ikke af sig selv. Derfor får den slags aktiviteter deres egne faste tidsblokke i kalenderen, i stedet for at gemme sig som usynligt ekstraarbejde.

Nogle projekter kræver desuden kontakt til mennesker, jeg ikke kender i forvejen – for eksempel potentielle anmeldere, interviewkilder eller eksperter. Tidligere havde jeg en tendens til at udskyde den type opgaver. De var lette at springe over og svære at “få taget hul på”. I dag afsætter jeg konkrete tidsblokke, og resultatet er forbløffende enkelt: Opgaverne bliver løst. Og endda til tiden.

Jeg bruger stadig Trello til opgaver, der involverer andre, men min klassiske to-do-liste er stort set forsvundet. Den er erstattet af en kalender, der fungerer som både styringsværktøj og prioriteringskompas. Google Calendar er omdrejningspunktet, synkroniseret på tværs af mine enheder, og jeg reserverer faste tidsrum til planlægning, hvor aktiviteter løbende holdes op mod mine mål og strategier.

Og det fungerer – overraskende godt.

Når jeg skriver “næsten”, skyldes det, at jeg fortsat har en lille liste med opgaver, som enten endnu ikke er tidssat, eller som er så banale, at de ikke fortjener særskilt plads i kalenderen. Dem holder jeg styr på i Apples Reminders-app, som i øvrigt er blevet så godt integreret med kalenderen, at jeg udelukkende bruger den til småopgaver.

Den demokratisk fordelte ressource

Har du i øvrigt nogensinde lagt mærke til, hvor ofte vi bruger udtrykkene “når jeg får tid” og “jeg har ikke tid”?

Det er egentlig mærkelige formuleringer. For hver eneste dag, når vi passerer midnat, får alle mennesker på kloden præcis 24 spritnye timer foræret. Det sker hver dag, året rundt, helt frem til den dag, vi ikke er her længere. Tid er på den måde en af de mest demokratisk fordelte ressourcer, vi har: Alle får lige meget.

Hvad vi bruger tiden på, afhænger naturligvis af vores livsvilkår. Bor du et sted, hvor du skal bruge flere timer dagligt på at hente vand, eller lever du i et land, hvor mindstelønnen er så lav, at ét job ikke er nok til at få hverdagen til at hænge sammen, så bliver den frit disponible tid hurtigt spist op.

Der hvor jeg bor og lever, har de fleste mennesker imidlertid relativt meget tid til rådighed. Alligevel varierer forvaltningen af den ganske betydeligt. Det fælles træk er, at mange betragter deres tidsanvendelse som noget, der er bestemt udefra: Møder, aftaler, forpligtelser – og et diffust “travlhedstæppe”, der åbenbart bare lægger sig hen over kalenderen.

Men er det nu også hele sandheden?

Vores dispositioner beslaglægger ganske vist tid, men i sidste ende er de jo resultatet af beslutninger, vi selv træffer. Derfor mener jeg, at udtrykkene “når jeg får tid” og “jeg har ikke tid” ofte burde udskiftes med det langt mere ærlige: “det vil jeg ikke bruge tid på”.

Det lyder hårdere, men det er også sandere. For vi er hver især chef for vores egen kalender, og tid er ikke noget, vi får foræret – det er noget, vi vælger at tage ud af den pulje, vi allerede råder over.