– Ein einfacher Weg zu einem besseren und ausgeglicheneren Arbeitsleben

Mehr als vierzig Jahre lang habe ich mit einer To-Do-Liste gelebt, die immer länger war als die Zeit, die ich zur Verfügung hatte. Ich bezweifle, dass ich der Einzige bin, der diese Erfahrung gemacht hat.

Als ich 2003 mein eigenes Unternehmen gründete, war ich überzeugt, dass die Lösung endlich in Reichweite war. Jetzt konnte ich entscheiden, woran ich arbeite und wann. Sicherlich würde das zu mehr Überblick, Ruhe und einem vernünftigen Gleichgewicht zwischen meinen Aufgaben und meinem Kalender führen. Spoiler-Alarm: Das tat es nicht.

Im Gegenteil. Obwohl ich kontrollierte, was auf die To-Do-Liste kam, wuchs sie immer noch schneller, als ich sie abarbeiten konnte. Die Aufgaben vervielfachten sich mitten in der Nacht und das Ergebnis war dasselbe wie zuvor: Frustration, Schuldgefühle und Stress.

Im Laufe der Jahre habe ich mich auf der Suche nach dem Heiligen Gral in ein ganzes Arsenal von Systemen und Methoden gestürzt. TimeManager. TimeSystem. Sie erinnern sich. Trello. Basecamp. Jive. Die Pomodoro-Technik. Die sieben Gewohnheiten hocheffektiver Menschen. Dinge erledigt bekommen. Tony Robbins. Don Miguel Ruiz. Und wahrscheinlich noch andere, die ich vergessen habe. Was sie alle gemeinsam hatten, war, dass sie großartige Werkzeuge und weise Einsichten boten. Aber keiner von ihnen löste das grundlegende Problem: Es gab einfach zu viele Aufgaben und zu wenig Zeit.

Der Wendepunkt kam, als ich vor ein paar Jahren ein großes, mehrjähriges Projekt abschloss. Zum ersten Mal seit langer Zeit hatte ich den Freiraum, innezuhalten und mich zu fragen, was ich wirklich mit meiner Zeit anfangen wollte. Ich beschloss, aufzuräumen – wirklich aufzuräumen – und meine Prioritäten zu überdenken.

Dabei wurde mir etwas klar, das mir heute (fast schon peinlich) offensichtlich erscheint:

Der Kalender ist meine neue To-Do-Liste

Wenn ich mich dazu zwinge, alle Beim Aufgaben in den Kalender eintragen passiert etwas Interessantes. Ich muss abwägen, wie viel Zeit jede Aktivität tatsächlich benötigt und wann ich sie realistisch erledigt habe. Es ist natürlich ganz klar, dass ich nicht gleichzeitig ein Kapitel für das neue Buch schreiben, einen Bericht lesen und eine Kundenaufgabe lösen kann – aber diese Erkenntnis bleibt so lange abstrakt, bis konkrete Stunden im Kalender gebucht werden müssen.

Erst dann wird die Realität unerbittlich. Der Kalender verrät schnell, dass die 24 Stunden des Tages bereits belegt sind und neue Aufgaben nur dann hineinpassen, wenn etwas anderes verschoben oder abgesagt werden muss.

Deshalb schaue ich heute in den Kalender – und nicht in eine Aufgabenliste – wenn jemand um Hilfe bittet. Wenn ich „Ja“ sage, dann deshalb, weil ich mich bewusst dafür entscheide, mich zu bewegen oder auf etwas anderes zu verzichten. Ein Ja ist nicht mehr frei.

Ich habe auch Kollegen und Mitarbeiter, an die ich Aufgaben delegieren kann. Aber Delegieren braucht auch Zeit: Einweisung, Nachbereitung und Bewertung geschehen nicht von selbst. Deshalb bekommen diese Art von Aktivitäten ihre eigenen festen Zeitblöcke im Kalender, anstatt sich als unsichtbare Zusatzarbeit zu verstecken.

Einige Projekte erfordern auch den Kontakt mit Menschen, die ich noch nicht kenne – zum Beispiel mit potenziellen Gutachtern, Interviewpartnern oder Experten. In der Vergangenheit neigte ich dazu, diese Art von Aufgaben aufzuschieben. Sie waren leicht zu überspringen und schwer „anzufangen“. Heute habe ich mir bestimmte Zeitblöcke reserviert und das Ergebnis ist verblüffend einfach: Die Aufgaben werden erledigt. Und auch pünktlich.

Ich verwende Trello immer noch für Aufgaben, die andere betreffen, aber meine klassische Aufgabenliste ist so gut wie verschwunden. Er wurde durch einen Kalender ersetzt, der sowohl als Management-Tool als auch als Kompass für die Prioritätensetzung dient. Der Google-Kalender ist der zentrale Punkt, der über alle meine Geräte hinweg synchronisiert wird, und ich reserviere feste Zeitfenster für die Planung, in denen die Aktivitäten kontinuierlich an meinen Zielen und Strategien gemessen werden.

Und es funktioniert – erstaunlich gut.

Ich schreibe „fast“, weil ich immer noch eine kleine Liste von Aufgaben habe, die entweder noch nicht geplant sind oder so trivial sind, dass sie keinen eigenen Platz im Kalender verdienen. Ich behalte sie in der App „Erinnerungen“ von Apple im Auge, die so gut in den Kalender integriert ist, dass ich sie nur für kleine Aufgaben verwende.

Die demokratisch verteilte Ressource

Übrigens, ist Ihnen schon einmal aufgefallen, wie oft wir die Sätze „wenn ich Zeit habe“ und „ich habe keine Zeit“ verwenden?

Das sind wirklich seltsame Formulierungen. Denn jeden Tag, wenn wir Mitternacht überschreiten, bekommt jeder auf dem Planeten genau 24 brandneue Stunden geschenkt. Es geschieht jeden Tag, das ganze Jahr über, bis zu dem Tag, an dem wir nicht mehr da sind. Auf diese Weise ist Zeit eine der am demokratischsten verteilten Ressourcen, die wir haben: Jeder bekommt die gleiche Menge.

Wie wir unsere Zeit verbringen, hängt natürlich von unseren Lebensbedingungen ab. Wenn Sie an einem Ort leben, an dem Sie mehrere Stunden am Tag mit dem Wasserholen verbringen müssen, oder in einem Land leben, in dem der Mindestlohn so niedrig ist, dass ein Job nicht ausreicht, um über die Runden zu kommen, ist die frei verfügbare Zeit schnell aufgezehrt.

Aber dort, wo ich lebe und arbeite, haben die meisten Menschen relativ viel Zeit zur Verfügung. Die Verwaltung ist jedoch sehr unterschiedlich. Das gemeinsame Merkmal ist, dass viele Menschen ihre Zeitverwendung als etwas von außen Bestimmtes betrachten: Meetings, Termine, Verpflichtungen – und ein diffuser ‚Busyness-Vorhang‘, der sich einfach über den Kalender zu ziehen scheint.

Aber ist das die ganze Wahrheit?

Unsere Handlungen mögen Zeit brauchen, aber letztlich sind sie das Ergebnis von Entscheidungen, die wir selbst treffen. Deshalb denke ich, dass die Sätze „wenn ich Zeit habe“ und „ich habe keine Zeit“ oft durch das viel ehrlichere „ich habe keine Zeit“ ersetzt werden sollten: „Ich habe keine Lust, Zeit dafür zu verwenden“.

Das klingt härter, aber es ist auch wahrer. Denn jeder von uns ist der Chef seines eigenen Kalenders, und Zeit ist nichts, was uns geschenkt wird – sie ist etwas, das wir uns aus dem Pool nehmen, den wir bereits haben.