Hvis man kan klare sig på engelsk og er frisk på at benytte cloud baserede systemer, er der store besparelser at hente på områder som webudvikling, design/layout, økonomihåndtering, copy writing, korrekturlæsning, marketing og forskellige administrative opgaver.
I forbindelse med indførelsen en ny selskabsstruktur i efteråret 2011, besluttede vi at skifte vores nuværende økonomisystem ud. For at lette både den daglige administration og den årlige revision, ønskede vi en Internet baseret software løsning samt en ekstern (outsourced) økonomifunktion.
Vi havde dialog med et par danske virksomheder, som havde specialiseret sig i at håndtere økonomifunktionen for mindre virksomheder, og vi lyttede også til deres anbefalinger. Hver gang vi fik et tilbud, var vi overrasket over, hvor dyrt det egentlig var. Der er jo ikke umiddelbart meget “value-add” i bogføring af bilag, afstemning af bank- og kreditkortkonti og klargøring af momsindberetning.
International outsourcing
Vi har, på trods af at vi er en mindre virksomhed, gode erfaringer med outsourcing.
Vi outsourcede den tekniske side of vores website til Indien i 2007. I 2009 outsourcede vi layout og design til Estland. Vi tilknyttede en administrativ person til selskabet i 2010. Denne person er en englænder bosat i Portugal. For et par måneder siden besluttede vi at engagere et selskab i Chicago, USA til at hjælpe os med at vækste trafikken til vores web site fra de nuværende 15.000 per måned til 100.000 per måned.
Tanken strejfede os derfor, om vi også kunne outsource vort bogholderi til en udenlandsk service leverandør?
XERO
Beslutningen traf nærmest sig selv, da vi valgte, at XERO skulle være vores fremtidige økonomisystem. XERO er at af mange webbaserede økonomisystemer. Vi valgte systemet af tre årsager:
- XERO er ekstremt brugervenligt og har en meget lækker brugergrænseflade.
- XERO har de funktioner, vi har behov for inkl. integration med PayPal.
- XERO er udviklet i New Zealand, hvorfor vi må forvente, at det er mere internationalt orienteret end de amerikanske systemer.
Da vi skulle bruge hjælp til opsætning af systemet, faldt valget på et lille konsulenthus nord for Auckland, der ledes af Angela.
Hvor svært kan det være?
Angela har fået en e-mail adresse hos os. Vi beder om, at alle kreditorfakturaer stiles til denne e-mail adresse. Vi har oprettet en Dropbox folder, som vi deler med Angela. Her oploader vi de kreditorfakturaer, som ikke automatisk sendes til Angela. Angela bogfører og knytter bilaget til den enkelte postering. 90% af vore kreditorfakturaer er på engelsk, så det er kun de få danske, der skal tilknyttes lidt forklaring første gang.
En gang om ugen uploader vi en csv fil med bank- og kreditkorttransaktioner. Vores PayPal konto er allerede direkte integreret med XERO
Kommunikation
Vi er i forvejen en international virksomhed og er vant til at kommunikere på engelsk. I starten have vi et telefonmøde med Angela via Skype en gang om ugen. Da tidsforskellen til New Zealand er 11 timer fandt disse telefonmøder sted først på aftenen.
Nu, hvor opsætningen er gennemført og vores rapporter er på plads, taler vi stort set aldrig med Angela. Hun registrerer sin tid i vores tidsregistreringssystem, og vi betaler for den tid, hun bruger.
Bundlinien
Sammenlignet med de tilbud vi fik fra de danske leverandører, ligger vores omkostning på ca. 25% af disse. Jeg formoder ikke Angela er hverken hurtigere eller langsommere til at håndtere bogføring end en tilsvarende dansker; hun koster blot kun 25% af, hvad en dansk bogholder koster.
Hertil kommer at XERO koster DKK 175,- per måned med ubegrænsede transaktioner, modul til indskannede bilag samt ubegrænset antal brugere. Da vi har mange brugere, der skal kigge i systemet, er netop denne sidste faktor helt afgørende for valg af et system, der ikke er prissat efter antal brugere.
Hvis man kan klare sig på engelsk og er frisk på at benytte cloud baserede systemer, er der store besparelser at hente på områder som webudvikling, design/layout, økonomihåndtering, copy writing, korrekturlæsning, marketing og forskellige administrative opgaver. Der er dygtige folk derude i den store verden, for hvem kr. 125 i timen er et kurfyrsteligt honorar. Hvis man i tilgift betaler til tiden og holder en ligeværdig dialog, har man samarbejdspartnere, der leverer en sublim service og vil gøre meget for at bevare relationen.
