Vi er i bund og grund en informationsvirksomhed, og derfor er vi konstant på jagt efter nye værktøjer til at forbedre kundeservice, produkter og interne processer.
De fleste af os kender LEMAN fra landevejene, hvor vi ofte støder på navnet og det velkendte logo. Virksomheden er et af Danmarks største og ældste speditionsfirmaer, der løser erhvervslivets transport- og logistikopgaver til lands, til vand og i luften. Ikke kun i Danmark, men i hele verden.
“Vi befinder os i laget mellem de, der bruger spedition, og de der kan levere den fysiske transportydelse,” forklarer LEMANs CFO Morten Rasmussen. ”Vi er det, man kalder en asset-light virksomhed. Det vil sige, at ud over lagerfaciliteter og trailere så ejer vi ingenting. Vi ejer ikke lastbiler, skibe og fly og har heller ikke deres tilhørende personale på vores lønningsliste. Vores værdi består af en række dygtige og servicemindende medarbejdere med mange års brancheerfaring og et veletableret netværk af kunder og transportører.”
Med 26 egne kontorer i Danmark, Norge, Sverige, Finland, Storbritannien og USA samt agenter og samarbejdspartnere i resten af verden løser LEMANs 800 medarbejdere lokale og globale transport- og logistikopgaver. Uanset opgavens størrelse er tilgangen den samme: At sammensætte den løsning, som tidmæssigt og økonomisk bedst tjener kundens interesser. Det kræver erfaring, fleksibilitet, kreativitet og masser af IT.
”Vi er i bund og grund en informationsvirksomhed,” fortæller Morten Rasmussen,” og derfor er vi konstant på jagt efter nye værktøjer til at forbedre kundeservice, produkter og interne processer. Vores forretningsmodel, hvor vi ikke selv ejer produktionsapparatet, indebærer, at vi har mange eksterne samarbejdspartnere og derfor også modtager voldsomt mange kreditorfakturaer. Over 400.000 indgående fakturaer om året bliver det til, og mængden er stigende i takt med forretningens vækst.”
Allerede i 2009 tog LEMAN fat på at automatisere modtagelsen og behandlingen af de mange kreditorbilag. Det var nemlig ikke blot den manuelle bearbejdning af den enkelte faktura, der tog tid. Ofte forsvandt bilag i den manuelle proces, hvilket skabte ekstra arbejde, når leverandøren rykkede, og der skulle fremsendes nye kopier af de bortkomne bilag.
”Vi indførte automatisk bilag-scanning i 2009, men skiftede til Bilagscan i 2018. Løftet om en 100% træfsikkerhed var afgørende for, at vi valgte netop den løsning,” understreger Morten Rasmussen. Det betyder nemlig, at vi ikke behøver et ekstra kontrolled, men kan nøjes med at reagere på en enkelt svipser i ny og næ. Efterhånden som de bliver fanget, går træfsikkerheden mod den helt fejlfri scanning. Merudgiften til den kvalitetsforbedring er hurtigt tjent hjem.”
Hvor indførelsen af automatisk bilag-scanning oprindeligt byggede på en forventning om besparelser i det centrale kreditorbogholderi, så viste praksis, at besparelsen blev endnu større ude i forretningen. Når man modtager en kreditorfaktura, bliver den registreret og sendt til godkendelse og kontering i den relevante afdeling. Først herefter oprettes den i kassekladden og bliver bogført i økonomisystemet. Det nye system kan med det samme afklare, om en faktura indeholder de krævede basisinformationer (afdeling og ordrenummer). Er det ikke tilfældet, returneres fakturaen til afsenderen. Først når en faktura overholder informationskravene, sendes den til godkendelse med et forslag til kontering.
”Vi har med en større mængde bilag kunne reducere vort tidsforbrug i kreditorbogholderiet med 33% svarende til et helt årsværk,” beretter Morten Rasmussen. ”Men ude i forretningen er besparelsen på omkring 10-12 årsværk, og her er der tale om en lettelse for medarbejdere, der i stedet kan bruge deres energi på kundebetjening og produktion.”
På mange områder har LEMAN helt afskaffet bilag og genindtasting af data, men hvor kunder og samarbejdspartnere i Norden i vid udstrækning er teknologiske parate til at indgå i bilagsløse forretningsrelationer, så er er resten af verden ikke på samme digitale modenhedsniveau.
”Vi har digital udveksling af data med mange af vores nordiske kunder og leverandører,” siger Morten Rasmussen.” Men i det sydlige Europa og resten af verden herunder også i USA er billedet meget anderledes. For at undgå håndskrevne fakturaer, har vi for eksempel opsat PC’ere i vores chaufførkantiner. Her kan chaufførerne indtaste deres data, hvorefter vi selv genererer en automatisk læsbar faktura. Digital udveksling af data med kunder og samarbejdspartnere udenfor de nordiske lande, som Bilagscan hjælper os med, ligger meget langt ude i fremtiden.”
Indførelsen af Bilagscan, der blev foretaget af firmaet FutureLink, foregik helt uden problemer og Morten Rasmussen er ikke tilbageholdende med at anbefale andre virksomheder med at gå samme vej.
”Teknologien er moden og priserne er kommet ned i et leje, hvor alle kan være med,” slutter Morten Rasmussen.” Der er umiddelbare økonomiske fordele. Vi har optimeret vores økonomi og de ressourcer, vi bruger på indgående fakturaer. Det er bare med at komme i gang, så der kan frigøres medarbejdere til mere markedsrettede opgaver.”
