Vi kan ikke vedblive med at være en nation af mennesker, der hænger i bremsen. Mit bidrag blev at skrive og lægge navn til to whitepapers!
Før sommerferien blev jeg kontaktet af Toke Kruse, der spurgte, om jeg ville hjælpe med at skrive et par whitepapers om intelligent bilagscanning. At skrive er min store passion, og da Toke samtidigt inviterede på morgenmad på Bistro Royal, slog jeg straks til. Under dagens første cappuccino nogle uger senere fortalte Toke mig om Bilagscan, som han startede i august 2015, og hvor han siden havde fået Preben Damgaard og Lars Seier Christensen med som investorer. Tokes ambition er at gøre intelligent bilagscanning til en triviel standardservice som al forretningssoftware trækker på.
Jeg var kun halvvejs igennem det første rundstykke, da jeg havde købt ind på ideen om at skrive hele to whitepapers. Det første skulle målrettes kunderne. Det vil sige virksomheder og organisationer, der kan spare tid og penge ved at benytte teknologien. Det andet whitepaper skulle rettes mod de softwarehuse, som skal integrere teknologien i deres løsninger, så den i praksis bliver usynlig for kunderne.
Klik her for at hente det første whitepaper.
Farvel til ringbind og nummererede bilag
Min første nærkamp med scanning af bilag til vort bogholderi startede i efteråret 2011. Mit konsulentfirma TBK Consult havde de forudgående år udvidet kredsen af partnere og medejere, hvoraf de fleste arbejdede og var bosat udenfor Danmark. Vi havde derfor et behov for at give de nye folk indsigt i selskabets økonomi.
På det tidspunkt kørte vi på regnskabssystemet Quicken fra Intuit. Det var en traditionel løsning, som kørte i en Windows-session på min Mac. Vi kiggede os om efter en cloud-løsning og faldt over XERO, der var udviklet i New Zealand. Med vores internationale tankesæt havde vi ingen betænkeligheder ved at køre på et system, der havde sine rødder på den anden side af jordkloden.
Når vores cykelbogholder sad i New Zealand, var det af praktiske grunde umuligt at sende hende de fysiske bilag, men ideen var nu også fra starten, at de skulle ligge som pdf’er på deres tilhørende transaktion i økonomisystemet.
Overgangen til XERO var helt problemfri og konceptet med at have bogholderen siddende på den anden side af jordkloden gav ingen problemer. Det fungerede bare.
Fra XERO til Billy
Hvor vores internationale bogholderi kørte upåklageligt, så gik det ikke så godt med vores internationale partnere. I 2014 havde vi købt dem alle ud og besluttede at lægge bogholderiet over på et dansk system, hvor vi skulle bruge mindre tid på momsafregningen (den tog nogle timer i XERO, som ikke havde en rapport til dansk moms).
Vi valgte Billy, der har et så simplet brugerinterface, at man næsten får tårer i øjnene (af glæde), hver gang man åbner det. Billy er også Toke Kruses opfindelse.
I 2016 gik vi “all in” og sendte alle bilag direkte til Billy. Her ligger de i dag klar til bogføring med forslag til kreditor, udgiftskonto, betalingsfrist, beløb og betalingsform. Når vi en gang om måneden uploader banktransaktionerne, sker bogføringen ved, at vi parrer dem med de transaktioner, som Billy har forberedt.
Vi driver en meget simpel virksomhed (salg af bøger, kurser og konsulentbistand). Selvom vi har kunder over hele kloden, bruger vi kun et par timer om måneden på at ajourføre regnskabet for vores firmaer. Og vi gør det hele selv.
The law of diffusion of innovations
Metoden med at lade en bilagscanner aflæse data fra en pdf-fil og lade bogføringssystemet selv oprette et transaktionsforslag har frigivet så mange timer i vores lille firma, at jeg gjorde det til en vane at spørge alle, jeg kom i nærheden af, om de også brugte intelligent bilagscanning.
Det gjorde de fleste ikke. Når jeg spurgte hvorfor ikke, fik jeg følgende svar:
- Intelligent hvad-for-noget?
- Det kan da ikke lade sig gøre?
- Det ved jeg ikke?
- Det tror jeg ikke vil gøre den store forskel.
Denne situation var stærkt medvirkende til, at jeg under morgenkaffen med Toke Kruse på Cafe Royal besluttede, at der måtte gøres noget. Vi kan ikke vedblive med at være en nation af mennesker, der hænger i bremsen. Mit bidrag blev at skrive og lægge navn til to whitepapers!
Tokes strategi er rigtig. Intelligent scanning af bilag er en teknik, der vil spare mange timer i enhver organisation, men emnet virker usexet og kedeligt. Teknikken skal derfor bygges ind i den software, som virksomhederne i forvejen bruger. Fordelene skal kunne høstes, uden at man behøver at bekymre sig om det bagvedliggende maskineri. Sådan er det nemlig med alle teknologier, der virkelig betyder noget. De forsvinder ned under overfladen og bliver en del af vores hverdag, uden at vi skænker dem en tanke.
Du kan hente det andet whitepaper her.
